Zásady ochrany osobních údajů v Kormidle
...aneb i my chráníme vaše soukromí.
Jelikož i my přicházíme do styku s některými vašimi osobními údaji, sepsali jsme tento ucelený dokument, ve kterém se dočtete jak, co, kdo a proč. Pokud se přesto stane, že zde nenaleznete odpověď na svou otázku, neváhejte se nás zeptat. Jsme rádi za jakékoli podněty. GDPR bereme jako příležitost, ne jako hrozbu.
Naše zásady ve zkratce
- Soukromí a právo na něj si klademe na srdce. Je pro nás důležité, abyste věděli, že s informacemi o vás zacházíme opatrně jako s vlastními.
- Osobní údaje uchováváme v zabezpečené podobě. Mají k nim pod heslem přístup jen oprávnění pracovníci Kormidla.
- Třetím osobám (např. vedoucím) předáváme jen ty informace, které bezpodmínečně potřebují ke své práci – např. jména a alergie vašich dětí, telefonní číslo na rodiče, ale už nepotřebují např. rodné číslo.
- Respektujeme právo na soukromí vašich dětí. Pokud je s dítětem potřeba probrat něco, co by on mohl vnímat jako citlivé, neděláme to nikdy před ostatními dětmi.
- Ochrana soukromí je i jedním z bodů našich interních zásad a je součástí školení vedoucích před každým táborem.
- Nestane se, že byste dostali hromadný e-mail, u kterého by byly vidět adresy ostatních adresátů.
- Pokud se s vámi chce spojit jiný rodič (např. kvůli předání zaměněných čepic nebo setkání nových kamarádů), tak mu dáme kontakt na vás jen s vašim souhlasem. Pokud souhlas od vás nedostaneme, rádi uděláme komunikačního prostředníka.
- Nejsme spammeři. Pokud vám posíláme informace o novinkách nebo o vypsaných akcích, tak jsou to maximálně nižší jednotky e-mailů ročně a vždy jen s vaším předchozím souhlasem.
- Vždy je prostor ke zlepšení a my nejsme neomylní. Pokud se vám v našem zacházení s vaším soukromím něco nezdá, dejte nám to prosím vědět. Určitě vás rádi vyslechneme.
Jaká máte práva
Máte právo vědět, jaké osobní údaje o vás uchováváme.
Máte právo po nás požadovat, abychom vaše osobní údaje vymazali. Pokud tyto údaje nepotřebujeme k poskytnutí služby, za kterou jste nám zaplatili, tak vám rádi vyhovíme.
Co o vás nebo vašich dětech víme a proč
Abychom mohli pořádat některé naše akce, potřebujeme k tomu následující osobní údaje. Správcem těchto údajů ve smyslu zákona je Táborový spolek Kormidlo se sídlem Husova 682, Mnichovice, IČO 02163713. Pověřencem ochrany osobních údajů je Petr Olejník, člen spolku pověřený členskou schůzí ochranou osobních údajů. Ke všem údajům má přístup správce osobních údajů a předseda spolku. Další subjekty, které mají k datům přístup, uvádíme níže.
Osobní údaj: Jméno a příjmení účastníka
Kdy a jak jej od vás získáme: V elektronické nebo papírové přihlášce, v listu účastníka
K čemu jej potřebujeme: Pro identifikaci účastníka, a abychom věděli, s kým máme tu čest nebo co napsat na diplom.
Jak dlouho jej uchováváme: Až deset let. To je totiž tak doba, po kterou s námi může dítě jet znova na tábor. Umožní nám to Vás lépe poznat a poskytnout Vám individuálnější přístup, pokud víme, že už jste s námi někdy něco podnikli.
Kdo další má k tomuto údaji přístup: V tištěné podobě vedoucí jednotlivých táborů, aby si mohli kontrolovat docházku a vůbec poznat své svěřence jménem. Může se stát a pravděpodobně se stane, že se vaše jméno a příjmení dozví ostatní účastníci akce.
Osobní údaj: Rodné číslo účastníka
Kdy a jak jej od vás získáme: V elektronické nebo papírové přihlášce, v listu účastníka
K čemu jej potřebujeme: Pro jednoznačnou identifikaci účastníka a abychom věděli, s kým máme tu čest, jako prevence únosů a záměn, pro určení věku dítěte, pro identifikaci plateb na účet
Jak dlouho jej uchováváme: Do konce účetního roku, tedy 31. 12. z důvodu možnosti párovat platby v účetnictví.
Kdo další má k tomuto údaji přístup: Nikdo další
Osobní údaj: Fakturační údaje
Kdy a jak jej od vás získáme: V elektronické přihlášce
K čemu jej potřebujeme: Pokud potřebujete vystavit fakturu pro vašeho zaměstnavatele, který např. přispívá na tábory pro děti svých zaměstnanců, rádi fakturu vystavíme, k čemuž potřebujeme název firmy, její adresu a IČO.
Jak dlouho jej uchováváme: Po takovou dobu, po jakou to vyžaduje zákon o účetnictví.
Kdo další má k tomuto údaji přístup: Nikdo další
Osobní údaj: Adresa bydliště
Kdy a jak jej od vás získáme: V elektronické nebo papírové přihlášce, v listu účastníka
K čemu jej potřebujeme: Pro identifikaci účastníka, taky abychom věděli, jak to k nám máte daleko a my mohli lépe plánovat začátek a konec akce (v tom případě nám stačí město) a pro efektivnější cílení propagace našich akcí. Město rovněž potřebujeme pro vykazování finančních dotací od obcí.
Jak dlouho jej uchováváme: Až deset let. To je totiž tak doba, po kterou s námi může dítě jet znova na tábor. Umožní nám to lépe cílit místa pořádání našich akcí.
Kdo další má k tomuto údaji přístup: Nikdo další
Osobní údaj: E-mailová adresa
Kdy a jak jej od vás získáme: V elektronické nebo papírové přihlášce, v listu účastníka
K čemu jej potřebujeme: Zkrátka abychom s vámi mohli komunikovat a informovat vás o akcích, na které jste se přihlásili. Další účel je zasílání aktualit a novinek – především se jedná o spuštění přihlášek na novou sezónu. Takovýchto explicitně nevyžádaných e-mailů posíláme řádově nižší jednotky ročně.
Jak dlouho jej uchováváme: Až do skončení akce a pak ještě několik týdnů poté, abychom vám např. mohli poslat fotky a dotazníky spokojenosti. Pokud nám dáte souhlas se zasíláním novinek (ten je potřeba udělit zvlášť), tak si e-mailovou adresu ponecháváme na dobu neurčitou nebo dokud nás o odebrání adresy nepožádáte. Nemažeme e-mailovou historii, pokud jste si s námi mailovali.
Kdo další má k tomuto údaji přístup: Nikdo další
Osobní údaj: Telefonní číslo
Kdy a jak jej od vás získáme: V elektronické nebo papírové přihlášce, v listu účastníka
K čemu jej potřebujeme: Zkrátka abychom s vámi mohli komunikovat a informovat vás o akcích, na které jste se přihlásili. Primárně používáme e-mail, ale pro urgentnější zprávy použijeme SMS. Pro řešení individualit pak raději rovnou voláme.
Jak dlouho jej uchováváme: Až do skončení akce a pak ještě několik týdnů poté, abychom s vámi např. mohli vyřešit ztráty a nálezy. Nemažeme historii SMS, pokud jste si s námi textovali.
Kdo další má k tomuto údaji přístup: Hlavní vedoucí, zdravotník
Osobní údaj: Alergie, léky dítěte a jiné specialitky vašeho dítka, na které nás upozorníte
Kdy a jak jej od vás získáme: V elektronické nebo papírové přihlášce, v listu účastníka
K čemu jej potřebujeme: Abychom se o něj mohli po zdravotní stránce správně postarat, nedali mu k svačině jeho alergen a dohlédli na užívání jeho léků. Dále pokud nám chcete o vašem potomkovi říct, že má ADHD, že je levák, že nesnáší koprovku nebo že pořád dokola mluví jen o Avengerech, budeme za to rádi, pomůže nám to s ním vyjít. Zároveň jsou však tyto informace u nás v bezpečí.
Jak dlouho jej uchováváme: Až do skončení akce a pak ještě několik týdnů poté pro případ, že se opožděně vyskytnou nějaké zdravotní komplikace.
Kdo další má k tomuto údaji přístup: Vedoucí, asistenti, zdravotník, kuchař
Osobní údaj: Plavecká zdatnost dítěte
Kdy a jak jej od vás získáme: V elektronické nebo papírové přihlášce, v listu účastníka
K čemu jej potřebujeme: Abychom věděli, že se nám jen tak neutopí.
Jak dlouho jej uchováváme: Až do skončení akce
Kdo další má k tomuto údaji přístup: Vedoucí, asistenti, zdravotník
Osobní údaj: Zájmy a koníčky dítěte
Kdy a jak jej od vás získáme: V elektronické nebo papírové přihlášce, v listu účastníka
K čemu jej potřebujeme: Tento údaj nám může někdy pomoct prolomit ledy ve vztahu k dítěti na táboře.
Jak dlouho jej uchováváme: Až do skončení akce
Kdo další má k tomuto údaji přístup: Pokud je to potřeba, tak vedoucí a zdravotník
Osobní údaj: Zdravotní pojišťovna dítěte a kopie kartičky pojišťovny
Kdy a jak jej od vás získáme: V elektronické nebo papírové přihlášce, v listu účastníka
K čemu jej potřebujeme: Pro případ lékařského ošetření
Jak dlouho jej uchováváme: Až do skončení akce
Kdo další má k tomuto údaji přístup: Zdravotník
Osobní údaj: Fotografie z našich akcí
Kdy a jak jej od vás získáme: Při focení na akcích
K čemu jej potřebujeme: Abychom vám fotky mohli poslat a vy měli vzpomínky.
Slovíčko k fotkám a videím: Jedná se o složité a rozsáhlé téma, proto bodově sepisujeme náš přístup k nakládání s obrazovým materiálem:
- Fotky a videa umisťujeme průběžně během akce na Whatsapp, abyste viděli, co se s vašimi dětmi na táboře děje. Průběžné fotografie dáváme na Whatsapp do skupiny, do které se jde přihlásit jen pomocí odkazu. Při podezření na nežádoucího člena, bude tento ze skupiny vyloučen.
- Po skončení akce všem zúčastněným či rodičům posíláme všechny fotografie v původním rozlišení zabezpečenou formou tak, aby se k nim dostali jen lidé znalí odkazu. Ten je zasílán jen na e-mailové adresy vyplněné v přihláškách.
- Některá videa umisťujeme na Youtube a to vždy tak, aby video nebylo vyhledatelné, ale bylo přístupné jen přes odkaz, který vám pošleme.
- Vybrané fotografie či videa používáme pro propagaci spolku a jeho akcí na internetu v tištěných a audiovizuálních médiích.
- Není v našich silách, vytvářet pro každého soubor fotografií jen s jeho dítětem. Proto dostanete fotky i jiných dětí a fotky vašeho dítěte dostanou jiní rodiče.
- Na fotkách se může vyskytnou i jméno dítěte (např. na diplomu). Jiné osobní nebo snad citlivé údaje na fotografiích nikdy nejsou.
- Každou pořízenou fotografii a video před použitím kontrolujeme, aby nezachycovaly děti v pozici intimní, dehonestující či jinak citlivé.
Jak dlouho jej uchováváme: Neomezeně
Kdo další má k tomuto údaji přístup: Všichni zúčastnění
Necháváme si data o vás jen pro sebe?
Ano i ne. Vaše osobní údaje nepoužíváme k žádným jiným účelům než k poskytnutí služby, kterou jste si zaplatili a k nabídce našich vlastních akcí. Využíváme však služeb třetích stran, které nám pomáhají v administrativě a které rovněž mohou mít k těmto údajům přístup. Byť je pravděpodobnost, že některý z níže uvedených subjektů obsah dat čte, mizivá, je naší povinnosti je zde uvést. Jsou to tyto organizace a služby:
Název služby nebo produktu: Služba cloudového úložiště Onedrive
Provozovatel: Microsoft
Účel: ukládání a zálohování souborů
Sdílené osobní údaje: všechny, jelikož celá naše administrativa je zde uložena
Odkaz na prohlášení provozovatele: https://privacy.microsoft.com/cs-cz/privacystatement
Název služby nebo produktu: E-mailové služby Office 365
Provozovatel: Microsoft
Účel: e-mailové komunikace spolku
Sdílené osobní údaje: veškeré údaje uvedené v přímé e-mailové komunikaci, dále údaje z přihlášek
Odkaz na prohlášení provozovatele: https://privacy.microsoft.com/cs-cz/privacystatement
Název služby nebo produktu: E-mailové služby
Provozovatel: Mailchimp
Účel: zasílání novinek
Sdílené osobní údaje: e-mailová adresa, jméno a město zájmu o naše akce
Odkaz na prohlášení provozovatele: https://mailchimp.com/legal/privacy/
Název služby nebo produktu: Úschovna.cz
Provozovatel: TISCALI MEDIA, a.s.
Účel: zasílání fotografií z akce
Sdílené osobní údaje: fotografie, které jsou však zašifrovány heslem a heslo je sděleno jen vám
Odkaz na prohlášení provozovatele: http://www.uschovna.cz/Zasady%20zpracovani%20osobnich%20udaju%20Uschovna.pdf
Název služby nebo produktu: Facebookové události
Provozovatel: Facebook
Účel: sdílení fotografií z akcí s účastníky a jejich zákonnými zástupci, propagace akcí spolku
Sdílené osobní údaje: fotografie a videa z našich akcí
Odkaz na prohlášení provozovatele: https://www.facebook.com/business/gdpr
Název služby nebo produktu: Whatsapp
Provozovatel: Whatsapp
Účel: sdílení fotografií z akcí s účastníky a jejich zákonnými zástupci, propagace akcí spolku
Sdílené osobní údaje: fotografie a videa z našich akcí
Odkaz na prohlášení provozovatele: https://www.whatsapp.com/legal/updates/privacy-policy-eea/?lang=cs
Název služby nebo produktu: Youtube videa
Provozovatel: Youtube LLC
Účel: sdílení videí z akcí s účastníky a jejich zákonnými zástupci, propagace akcí spolku
Sdílené osobní údaje: videa z našich akcí, videa nejsou ale vyhledatelná a lze se k nim dostat pouze přes odkaz, který vám pošleme
Odkaz na prohlášení provozovatele: https://www.youtube.cz/t/privacy
Název služby nebo produktu: Příměstské tábory ve Voticích
Provozovatel: MKC Votice
Účel: spolupořádání příměstských táborů pro účely evidence účastníků a plateb
Sdílené osobní údaje: Jméno, příjmení